Sozialdienst katholischer Frauen: Informationstechnologie mit vorbildlichen Strukturen

Der Sozialdienst katholischer Frauen ist ein Fachverband der sozialen Arbeit in der Kirche und Mitglied im Deutschen Caritasverband. Er bietet Menschen in Not konkrete Hilfe durch Beratung und Unterstützung, um die Situation betroffener Frauen und Kinder sowie ganzer Familien nachhaltig zu verbessern.

Die vielfältigen Aufgabenbereiche der Organisation erfordern gerade in der Verwaltung moderne IT-Strukturen, die ohne eigene Spezialisten mit einem hohen Maß an Sicherheit reibungslos funktionieren müssen. Der Sozialdienst katholischer Frauen entschied sich daher für eine Komplettlösung von T-Systems, die Hard- und Software sowie Netzwerke, Mailverkehr und Datensicherung zu einem attraktiven Preis-/Leistungsverhältnis inklusive Service aus einer Hand bereitstellte.

Der Kunde

Der Sozialdienst katholischer Frauen beschäftigt bundesweit rund 5000 hauptberufliche Mitarbeiter/innen, die sich über 150 Ortsvereine verteilen. In der Zentrale in Dortmund arbeiten die 33 Angestellten vor Ort neuerdings unter mustergültigen Bedingungen: Nachdem die bisherige IT-Landschaft den heutigen Anforderungen nicht mehr entsprach, wurde sie komplett ausgewechselt. Modernste Komponenten gewährleisten jetzt in allen Bereichen ein Maximum an Effizienz und Wirtschaftlichkeit, ohne dabei eigene Fachkräfte für diesen Sektor zu beanspruchen.

Die Anforderungen

Zeitgemäße IT für mehr Effizienz und bessere Kommunikation im Verband. „Unsere alte Informationstechnologie verdiente diesen Namen eigentlich gar nicht mehr“, sagt Michael Bender als verantwortlicher Verwaltungsleiter, dem das frühere System schon länger Sorgen bereitete. „Das war mit der Zeit völlig überfordert, weil unsere Ansprüche auch rasant stiegen“, erinnert sich der Dortmunder. Die über viele Jahre historisch gewachsene Infrastruktur lief wenig stabil und verursachte immer wieder ärgerliche Ausfallzeiten. Abhilfe war mit eigenen Ressourcen kaum zu bewerkstelligen.

Der Verwaltungsleiter zählt auch gleich die notwendigen Schritte auf: „Serverlandschaft konsolidieren, ein schnelleres Netzwerk installieren, neue PCs mit modernen Flachbildschirmen und Druckern anschließen, aktuelle und einheitliche Software nutzen, ein leistungsstarkes Netzwerk mit Anbindungsmöglichkeit für mobile Arbeitsplätze aufbauen und schließlich den wichtigen Mailverkehr sowie die tägliche Datensicherung in sichere Hände geben, das war unser ‚Wunschzettel‘ für zeitgemäßes Arbeiten“.

Die Lösung

IT-Komplett-Ausstattung mit Rundum-Service sowie ein leistungsfähiges Mailsystem. Für das anspruchsvolle Pflichtenheft war ein Partner gefragt, der mit entsprechender Erfahrung alles aus einer Hand anbieten konnte – natürlich auch den Service und ein passendes Finanzierungskonzept. „Da kam eigentlich nur die Telekom-Tochter in Betracht, mit der wir schon in anderen Angelegenheiten sehr gut und vertrauensvoll zusammengearbeitet hatten“, so Michael Bender. Das Team von T-Systems überzeugte zudem mit einer sehr individuellen Beratung und konnte nach eingehender Analyse der Rahmenbedingungen ein schlüssiges Lösungskonzept präsentieren, das alle Bereiche optimal berücksichtigte.

Mit Desktop Services Plus wurde die Bereitstellung der gesamten Hard- und Softwarekomponenten für eine fixe monatliche Pauschale geregelt. Jeder der 33 Arbeitsplätze (vier davon sind mobil mit Notebooks bestückt) ist damit über die Laufzeit von 48 Monaten exakt passend ausgestattet. „Und wenn mal was nicht mehr funktioniert, wird binnen kürzester Zeit repariert oder direkt ausgetauscht, das ist bei dem Konzept alles inklusive und kostet keinen Cent extra“, freut sich Bender und ergänzt: „Egal ob mal ein Drucker oder ein Notebook streikt, das Serviceteam von T-Systems beseitigt das Problem schnell und unbürokratisch ohne zusätzliche Kosten.“

Auch für den sicheren Betrieb des Mailverkehrs gab es eine ideale Lösung: BusinessMail Exchange bietet der Organisation alle Vorteile der elektronischen Kommunikation, belastet den Kunden jedoch nicht mit der Bereitstellung von eigenen Ressourcen für Aufstellung, Wartung und Pflege. Denn das System steht in einem sicheren Rechenzentrum von T-Systems und wird dort von Spezialisten rund um die Uhr bestmöglich betreut. „Dort kümmert man sich auch um den Schutz vor Viren, Spam und unbefugtem Zugriff und hält das System redundant in Betrieb – eine Aufgabe, die wir hier mit unseren Kapazitäten gar nicht leisten könnten“, weiß der Verwaltungsleiter.

Genauso verhält es sich mit den Backups für die tägliche Datensicherung. Jede Nacht werden die aktuellen Daten der Organisation an das Rechenzentrum gesendet und so gesichert. „Falls unser Bürogebäude mit den Terminals wider Erwarten mal eines Morgens nicht mehr steht, sind unsere Daten trotzdem absolut sicher, denn es gibt ja dann immer noch das hochsichere Rechenzentrum von T-Systems“, so Bender.

Die Vorteile

Maximale Investitions- und Ausfallsicherheit ohne Belastung eigener Ressourcen, vorbildliche Strukturen zu transparenten, monatlichen Fixkosten. Wir haben hier jetzt einen hochmodernen Standard, der eigentlich ideal für alle bei uns angeschlossenen Sozialdienste wäre. Es funktioniert alles reibungslos, ist leicht skalierbar und auf der Kostenseite bietet es ein Maximum an Transparenz und Wirtschaftlichkeit. Wir sehen uns als gelungenes Musterprojekt für alle bundesweiten Kollegen“, schwärmt Michael Bender nicht ohne Stolz.

Die Realisierung mit T-Systems bewertet er durchweg positiv. Durch die sanfte Migration der neuen Lösung gab es keine nennenswerten Unterbrechungen im Wirkbetrieb. Für die Betreuung der komplexen Systeme müssen keine eigenen Fachleute vorgehalten werden, die Daten- und Ausfallsicherheit ist bestmöglich gewährleistet. Die User freuen sich zudem über einen echten Zugewinn an Arbeitszeit, denn die Geschwindigkeit der Datenverarbeitung im Netz ist erheblich verbessert worden. Die mobilen Arbeitsplätze können über VPN von überall auf die Daten der Einrichtung zugreifen, die Kommunikation ist nun auf hohem Niveau optimal organisiert.

„Mehr Leistung, weniger Stress und absolute Kalkulationssicherheit – wir können karitativen Einrichtungen diesen Weg wirklich empfehlen“, resümiert Bender abschließend.